食材采購問(wèn)題清單及應對措施
?賈先勇 王銳 曹葆華
近年來(lái)，政府機關(guān)、部隊、教育系統和企事業(yè)單位等食材采購項目按照集約化、標準化、規范化的運作思路、充分利用市場(chǎng)競爭機制，傾向選擇信譽(yù)好、產(chǎn)品質(zhì)量?jì)?yōu)、優(yōu)惠力度大的供應商，并直接配送至各食堂，有效提高了經(jīng)費使用效益。從組織食材招標采購實(shí)踐來(lái)看，還暴露出采購需求不夠明確、評審要素不夠細化、合同履約不夠及時(shí)等問(wèn)題。如何在合法合規的基礎上，在控制成本的同時(shí)獲取優(yōu)質(zhì)供應商，是采購部門(mén)在采購食材時(shí)面臨的系統性難題。
現狀分析
食材不同于其他貨物或服務(wù)，存在品種廣而雜、價(jià)格易波動(dòng)、標準難衡量的特點(diǎn)，在管理上存在發(fā)生頻率高、涉及崗位多、廉政風(fēng)險高的難點(diǎn)。
——需求參數不夠明確。例如，米的品種有很多，但是采購人很難對米的口感、營(yíng)養、香氣等方面提出具體的要求，只能依靠供應商的自我聲明或者就餐人的反饋，就餐人的反饋在采購環(huán)節很難體現；再比如，調味品品種很多，不同的調味品可能有不同的質(zhì)量標準、保存條件、使用方法等，采購要求很難完整、準確、全面列舉。由此造成采購需求表述不清、要求不明、存在歧義、前后矛盾等問(wèn)題層出不窮。
——分包設置不夠合理。食材采購不僅有貨物，也有配送服務(wù)，食材采購標的物種類(lèi)繁多、特性各異，市場(chǎng)批發(fā)區域和供應商經(jīng)營(yíng)也有區分，往往是人為區分“米面糧油”“蔬菜水果”“肉類(lèi)生鮮”“調料干雜”等。一些單位實(shí)際招標分包時(shí)，不考慮市場(chǎng)和供應商因素，分包不合理，例如，“米面糧油”和“肉類(lèi)生鮮”屬不同大類(lèi)，經(jīng)營(yíng)米面的，不一定銷(xiāo)售肉類(lèi)，如果將這兩類(lèi)劃分為同一包，很難采購到專(zhuān)業(yè)的供應商。
——定價(jià)依據不夠充分。食材的供需關(guān)系受到季節、氣候、災害、政策等因素影響，導致食材價(jià)格上下波動(dòng)。這對采購人和供應商都帶來(lái)了風(fēng)險和挑戰。一些采購人采用年固定總價(jià)方式，由于事先不能確定采購食材的準確數量、品種等，就根據每人伙食費計算，顯然不夠合理。也有的單位籠統地表達以當地農副產(chǎn)品批發(fā)或零售價(jià)格或網(wǎng)上指導價(jià)作為基準價(jià)，并不指定什么時(shí)間什么地點(diǎn)，供應商固定折扣率或固定下浮率報價(jià)，以一周或一個(gè)月為周期，對供應商的食材進(jìn)行價(jià)格核算，致使市場(chǎng)價(jià)格確定成了焦點(diǎn)問(wèn)題，往往考察不周，導致價(jià)格難以執行。
——評審標準不夠科學(xué)。在食材實(shí)際采購工作中，對于評審因素的具體設置，特別是哪些條件可以設置成評審因素，哪些條件不可以設置成評審因素，很多一線(xiàn)采購人員把握得不是很準確，許多項目因設置特定地域、特定業(yè)績(jì)和特定資質(zhì)等條件不合理，導致對供應商形成差別待遇和歧視待遇而被廢標；也有的對評審項目設置不合理，采購不來(lái)理想供應商，比如，在同類(lèi)業(yè)績(jì)設置上，沒(méi)有針對本包采購貨物提出要求，致使中標供應商非本專(zhuān)業(yè)，很有可能專(zhuān)業(yè)賣(mài)肉的中了自己并不經(jīng)營(yíng)的糧油類(lèi)包。
——合同履行不夠嚴格。因各單位管理模式等原因，食材采購很難形成由單位內部多部門(mén)組成的整體協(xié)同監督體系，或已形成監督體系但無(wú)法形成監督合力，難以全方位多層次對食材采購活動(dòng)進(jìn)行監督。在合同履行過(guò)程中，不少單位會(huì )出現不能按照合同約定的時(shí)間和數量向采購人交付食材，或者交付的食材不符合合同約定的質(zhì)量要求；還有一些單位市場(chǎng)考察價(jià)格隨意，致使部分供應商不執行折扣率等。食材供應商的違約行為嚴重影響食堂的正常運營(yíng)，甚至引發(fā)安全和穩定問(wèn)題。
應對措施
——重視采購需求制定。一是強化需求管理。針對食材市場(chǎng)品類(lèi)繁多、質(zhì)量良莠不齊、供應渠道不同、價(jià)格變化較大等情況，采購人要通過(guò)咨詢(xún)行業(yè)專(zhuān)家、查詢(xún)同類(lèi)項目歷史成交信息、發(fā)布調查問(wèn)卷、開(kāi)展多方論證等方式，深入了解每種食材特性、產(chǎn)品分布、生產(chǎn)周期、收獲季節等，特別要了解當地市場(chǎng)供求信息和大型綜超、批發(fā)市場(chǎng)、零售市場(chǎng)及農貿市場(chǎng)分布等，提出具體明確的食材品種、規格和等級等精準需求。二是作好需求調研。對內摸清單位食材需求基本情況，對外調研行業(yè)定位、市場(chǎng)競爭、歷史價(jià)格、資質(zhì)要求、服務(wù)規范等。通過(guò)實(shí)地踏勘、征集就餐人員意見(jiàn)、對標同類(lèi)項目、測算行業(yè)價(jià)格以及召開(kāi)標前見(jiàn)面會(huì )等多種方式深入分析，確保采購需求準確、科學(xué)、合理。三是搞好項目論證。要對參與供應商資質(zhì)條件論證，明確食材供應商最基本的資質(zhì)條件，包括食品經(jīng)營(yíng)許可證等；要對供應商履行采購合同能力論證，明確包括供應商技術(shù)實(shí)力、財務(wù)狀況、信用記錄等方面內容；要對食材技術(shù)參數進(jìn)行論證，明確每種食材的詳細的技術(shù)參數要求；要對評標標準及指標論證，明確采購活動(dòng)的各項要求，包括投標文件的格式、評審標準和方法、評分指標和分值設置等，同時(shí)要確保評標標準的科學(xué)性和合理性，以便準確評估各供應商的投標情況。
——科學(xué)設置采購分包。一是合理設置特定資質(zhì)。根據《食品經(jīng)營(yíng)許可和備案管理辦法》規定，如果項目包單純采購食用農產(chǎn)品（指通過(guò)種植、采摘、養殖、捕撈形成的，未改變其基本自然性狀的初級產(chǎn)品，包括谷物、蔬菜、水果、鮮肉、鮮蛋等），不需要提供《食品經(jīng)營(yíng)許可證》，可要求供應商提供《食用農產(chǎn)品產(chǎn)地證明》或《動(dòng)物檢疫合格證明》；如果采購包屬于預制菜、熟食等深加工食品，則要求提供食品經(jīng)營(yíng)許可證（主體業(yè)態(tài)含“餐飲服務(wù)”或“食品銷(xiāo)售”）。二是遵循市場(chǎng)發(fā)展規律。分包要遵循法律法規和市場(chǎng)規律，無(wú)論批發(fā)市場(chǎng)還是超市，無(wú)論零售市場(chǎng)還是供應商，都有基本的專(zhuān)業(yè)區域設置。設置采購包要了解采購人多樣性的需求和年度需求金額數量，對年度采購數量較少，不宜分包采購。政府采購分類(lèi)目錄里將蔬菜、食用菌和薯類(lèi)都進(jìn)行了區分，但在采購執行時(shí)，分類(lèi)過(guò)細容易達不到集中采購效果，還會(huì )被認為故意拆分規避招標。三是科學(xué)組織分包分類(lèi)。針對食材采購種類(lèi)繁多、特性各異、金額規模小、技術(shù)含量相對較低，可將標包適當集中，發(fā)揮規模效益。
——合理確定食材價(jià)格。食材的價(jià)格波動(dòng)比較大，由于事先不能確定采購食材的數量、品種等，對于食材不宜采用固定總價(jià)的方式。結合多年經(jīng)驗和多家單位實(shí)踐做法，參考農副產(chǎn)品網(wǎng)上價(jià)格或當地固定市場(chǎng)價(jià)格，采用固定折扣率或固定下浮率報價(jià)相對公平合理。具體方法是：首先，要合理設置參考價(jià)格。采用當地市場(chǎng)價(jià)時(shí)，可選擇當地相對固定的大型超市或農副產(chǎn)品批發(fā)或零售市場(chǎng)，采取定期市場(chǎng)考察方式，按事先招標的折扣率，確定折扣后的供應價(jià)格；采用網(wǎng)上定價(jià)時(shí)，可以采取國家農副產(chǎn)品網(wǎng)上適時(shí)更新的報價(jià)（指導價(jià)）為基準，按固定折扣率或固定下浮率報價(jià)，對供應商進(jìn)行價(jià)格核算。特別注意的是，很多地區發(fā)展改革委或市場(chǎng)監督系統給出了一些農產(chǎn)品指導價(jià)，也有一些地區大型批發(fā)市場(chǎng)定期發(fā)布農產(chǎn)品價(jià)格，但更多的是沒(méi)有一家機構能夠及時(shí)給出一個(gè)公允的基準價(jià)，故網(wǎng)上定價(jià)應優(yōu)先選用政府公布價(jià)、批發(fā)市場(chǎng)（商超）網(wǎng)上發(fā)布價(jià)、網(wǎng)上超市價(jià)等作為食材基準價(jià)格。其次，要靈活開(kāi)展市場(chǎng)調查。采用市場(chǎng)定價(jià)的，由食堂管理部門(mén)牽頭，組成價(jià)格調查小組，也可以邀請供應商參加，根據合同確定的詢(xún)價(jià)地點(diǎn)，實(shí)地對采購食材逐一詢(xún)價(jià)，其詢(xún)價(jià)結果由調查小組全體人員共同簽字確認；采用網(wǎng)上定價(jià)的，食堂管理人員應根據事先招標文件和合同確定的固定網(wǎng)站，打印儲存食材價(jià)格，按一定周期和折扣率，確定供應價(jià)格。最后，要科學(xué)確定市場(chǎng)價(jià)格。食堂管理人員根據市場(chǎng)或網(wǎng)上確定的價(jià)格，依據合同約定的折扣率，與供應商核定供應價(jià)格，及時(shí)核算金額。采用網(wǎng)上定價(jià)的，按照網(wǎng)站價(jià)格執行；采用市場(chǎng)詢(xún)價(jià)定價(jià)的，采購人要根據合同要求，定期組織市場(chǎng)價(jià)格調查，其中蔬菜水果、水產(chǎn)肉類(lèi)等生鮮食品每月至少組織1次，其他食品每半年至少組織1次，遇到價(jià)格大幅波動(dòng)，應當隨時(shí)組織市場(chǎng)價(jià)格調查，科學(xué)確定結算價(jià)格。
——科學(xué)規范評審因素。針對食材配送行業(yè)準入門(mén)檻低、政府采購“低價(jià)優(yōu)先”規則下惡意低價(jià)競標等頑疾，要通過(guò)強化與采購需求匹配的客觀(guān)評審指標體系，才能實(shí)現“物有所值”的采購目標。一是對整體分值的設定。技術(shù)評分因素可將食材技術(shù)性能、技術(shù)方案以及供貨資源等列入其中；商務(wù)因素可將同類(lèi)業(yè)績(jì)和供應商財務(wù)狀況列入其中；服務(wù)因素可將服務(wù)人員配備、倉儲場(chǎng)地等列入其中。二是對客觀(guān)分值的設定?？陀^(guān)分評審項是基于客觀(guān)事實(shí)依據，可通過(guò)客觀(guān)的材料和事實(shí)情況進(jìn)行核查比較而確定的要素，比如在同類(lèi)業(yè)績(jì)評審項目設置時(shí)，要結合本包采購內容，而不能籠統地設置為“食材項目”；再比如對貨源渠道（食品加工基地）設置時(shí)，要提供針對本包內容的貨源渠道，而不是每包一樣等。三是對主觀(guān)分值的設定。主觀(guān)分評審項，考慮的因素一般難以用客觀(guān)事實(shí)依據作為證明材料，在盡量減少主觀(guān)評審因素情況下，還需對確需設置主觀(guān)評審因素的，盡可能客觀(guān)且可量化、細化，避免模糊或主觀(guān)性過(guò)強的表述。如配送服務(wù)方案在主觀(guān)因素設置上，應當考慮從完整性、優(yōu)質(zhì)方面的內容進(jìn)行細化，可以根據投標人針對本項目的技術(shù)方案（包括食品質(zhì)量控制、衛生管理控制、食品保存管理、配送團隊等），特別是針對配送中突發(fā)事件（公共衛生事件、天氣、交通等）和對不合格產(chǎn)品的檢測、置換、退貨的應急方案等綜合考慮，使主觀(guān)分量化做到體現“完整性”。
——強化履約驗收約束。一是嚴格合同簽訂。合同簽訂后嚴格履行，不得隨意變更。每一輪招標投標和合同服務(wù)期限原則上不超過(guò)2年。二是嚴格貨物驗收。實(shí)物驗收應當由食堂牽頭，通常由食堂管理人員、就餐人員代表和風(fēng)氣監督員組成，依據供應計劃和驗收標準共同具體實(shí)施，逐一查驗核對品種、數量和質(zhì)量等，主要核對采購大宗食材與購貨憑證（或者送貨單據）上的名稱(chēng)、數量是否相符；檢查包裝是否有破損、污漬、霉變、腐爛，感官性狀是否異常，是否有異味，是否有病蟲(chóng)害附著(zhù)等；檢查外包裝標注信息是否完整，是否有產(chǎn)品的名稱(chēng)、規格或者凈含量、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、成分或者配料表、貯存條件等信息。對冷藏冷凍的大宗食材是否冷鏈運輸。同時(shí)建立驗收問(wèn)題臺賬，對不合格食材依法要求整改、追責。三是抓好監督檢查。建立食堂管理領(lǐng)導小組，負責監督落實(shí)食堂大宗食材采購管理工作。要抓好加強過(guò)程監管，開(kāi)展全過(guò)程監督強化責任追究和聯(lián)動(dòng)處置，將監管鏈條上的每一個(gè)環(huán)節都關(guān)緊關(guān)實(shí)，構建“不敢腐、不能腐、不想腐”的有效機制。
（作者單位：西藏軍區采購服務(wù)站 ?聯(lián)勤保障部隊后勤部）
